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寫道Scribendi.

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雖然定義似乎足夠簡單，但了解如何編寫備忘錄仍需要您遵循特定備忘錄格式。與任何形式的寫作一樣，這種格式可以隨之而來。請務必查看下麵的備忘錄寫作提示和備忘錄。

決定你的觀眾

1. 開始備忘錄寫作時，首先考慮備忘錄的意圖。

你試圖完成的備忘錄是什麼？你想告訴人們改變嗎？你在發布公告嗎？你想回答一個問題嗎？雖然這一步驟可能似乎很簡單，但如果您可以清楚地確定您的備忘錄是服務的，那麼它將有用。

2. 接下來，確定您的受眾。你想讀備忘錄誰？你的老板？整個辦公室？或特定部門？

了解您的受眾將幫助您專注於使您的備忘錄幫助您通過影響您選擇的單詞和您使用的語氣來幫助您的讀者。

選擇標題

既然您已確定您的備忘錄的意圖和受眾，您可以輕鬆填寫​​您的備忘錄標題。您的備忘錄的標題非常簡單，是上麵備忘錄的主要文本的信息;它向讀者發出信號，文檔是誰，它來自誰，它是誰，它被發送的日期和主題。

這是一個例子標題布局：

備忘錄

致:(包括讀者的全名及其職稱）

來自:(包括您的全名和職稱）

日期:(包括完整和當前日期）

主題:(包括關於備忘錄內容的簡明和具體信息）

在編寫主題時，嚐試盡可能少的單詞提供盡可能多的信息。想到它，好像你正在寫一條爆破新聞報道的標題;為讀者提供遵循的文本的快速清晰指示。

重要的是要確保您在寫備忘錄時使用自己和讀者的完整，專業名稱和職位和職稱。避免使用昵稱或休閑術語。

備忘錄寫作格式

由於您知道備忘錄所處理的名稱或部門，日期和您的名稱，下一步是在備忘錄的正文中工作。

在主文本上工作時，您的重點應該是簡單和清晰度。您希望您的讀者快速，輕鬆地了解您所說的內容。主要文本由三個基本部分組成：介紹，內容（您的消息）和結束。

介紹

在第一句話中，以句子形式重述備忘錄的主題。開幕段應該容易地從主題線流動。就像論文陳述一樣，應該明確說明備忘錄的意圖，同時為其他備忘錄設置音調。

總的來說，第一段應該準確解釋你的備忘錄是什麼。

身體

介紹後的每個段落應在提供的信息上建立，詳細介紹您正在解決的主題。這是您為讀者提供新聞，更新和指示您的備忘錄旨在共享的備忘錄的一部分。

請記住，在處理備忘錄時，請盡可能短。當最新發作時，你有沒有生氣權力的遊戲包括您不關心的角色的擴展場景？嗯，與試圖通過過度長的無聊的備忘錄的讀者相比，這種挫敗感沒有任何東西。

備忘錄通常不到一頁（盡管存在異常），但如果您的備忘錄結束了頁麵，則需要在最後添加一個簡短的摘要語句）。為了讓備忘錄更短，從不削減必要的信息。簡潔地寫字確保您的受眾完全讀取您的備忘錄並完全理解它。

保持您的信息簡單簡潔

備忘錄的身體比簡明扼要地陳述了一些備忘錄。清晰度也地址如何你說明的想法，這意味著消除過度技術單詞或行話。

這就是為什麼它在備忘錄中重要的原因，以保留預定的觀眾。如果您正在解決特定部門，您可以在備忘錄中使用技術術語（可能甚至可以幫助他們更好地了解）。如果您正在寫入整個辦公室，最好避免要求字典的術語。

此外，要保持備忘錄可讀，請嚐試長期保持七行下的每個段落。您的觀眾更容易閱讀短段，您的觀眾將欣賞頁麵（或屏幕）上的大量空白空間。一定要遵守規則有效的學術寫作。

為了幫助改進您的備忘錄的消息，請嚐試Scribendi商業編輯服務。

關閉你的備忘錄

一旦您將讀者提供了備忘錄的主要文本中的所有必要信息，就是時候關閉備忘錄並簽字。

如果您的備忘錄格式多於一個頁麵，則希望在備忘錄結束時在備忘錄結束時在簡單且易讀的快照中編寫一個簡短的摘要語句。

即使有較短的備忘錄，最後重申關鍵的外賣信息總是很好，以確保讀者收到您的消息。

在您彙總了您的信息後，您應該將備忘錄關閉，正式簽字（即，真誠，最佳，謝謝），您的標題和您的姓名。

備忘錄寫作提示

以下是一些有用的提示，以幫助您在您編寫下一個備忘錄時指導您：

• 專注於簡單和清晰度。

• 在第一句話中重述備忘錄的主題。

• 旨在保留七行下的每個段落。

• 保持簡短。備忘錄通常小於一個頁麵的長度。

• 消除術語和過度技術單詞，特別是在解決一般觀眾時。

• 在結束聲明中彙總關鍵信息和外賣。

備忘錄寫作榜樣

有時，在學習新技能時，當您在行動中看到課程和建議時，它最容易。在這裏，您可以看到備忘錄格式，其中包含備忘錄到一組聯合成員的信息。

您還可以使用此備忘錄寫入示例作為您自己的備忘錄的模板。

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備忘錄

致：聯盟的所有成員＃8510

來自：Union代表戴夫米勒

日期：2021年11月17日

主題：合同投票的新日期

親愛的聯盟＃8510成員，

這備忘錄是通知您合同投票的日期已更改。

最初預定於下午4點的11月24日，最初定於2021年11月24日的投票已搬到2016年11月26日下午4點。

已經進行了這種變化，以確保所有成員都能參加投票。

11月26日，請在下午4點前幾分鍾到達，以便我們可以按時開始投票。

最好的祝福，

聯盟代表戴夫米勒

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如果您想了解更多，請查看這些優秀備忘錄寫作示例對於一些額外的見解和想法。

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結論

如果你這樣做，你的讀者隻會認真對待你的備忘錄。如果將備忘錄與拚寫錯誤或填充格式化錯誤和不一致，您的溝通將失去其有效性。

允許自己一些額外的時間來完成任務，特別是在您才能學習如何編寫備忘錄。完成寫作後，從備忘錄中休息一段時間（喝咖啡，在另一個項目上工作，或者在國外的日子裏有你的同事），並用一雙新鮮的眼睛回歸你的寫作。或者更好，有一個專業編輯看看你的寫作。

一旦你確定備忘錄寫作是清晰的，簡潔的，沒有錯誤，而備忘錄格式是專業的，準備將其發送到世界上！

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有專業的完美寫作。

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關於作者

Scribendi的內部編輯與來自世界各地的作家合作，完善他們的寫作。他們知道沒有專業編輯沒有寫作是完整的，他們喜歡看到一件很好的寫作轉變為一個偉大的寫作。Scribendi的內部編輯在經驗和教育方麵都是無與倫比的，集體編輯了數百萬的單詞並獲得了眾多程度。他們喜歡消耗含咖啡因飲料，閱讀各種類型的書籍，並在安靜，暗中點亮的空間放鬆。