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如何寫一封正式的信

作者斯克林迪


寫正式信函的技巧

在當今電子郵件驅動的社會,很少有人需要寫一封正式的信。然而,為了獲取信息、申請學術項目或工作、撰寫論文,偶爾還是需要提交一封正式信函投訴信,或隻是以有效和連貫的方式表達你的觀點。

1.簡潔

在第一段說明正式信函的目的,不要偏離主題。盡量避免華麗的語言或冗長的詞語。這封信要簡明扼要。這段節選自斯特倫克和懷特風格元素(4th版本)提供了完美的經驗法則:

有力的寫作是簡潔的。一個句子不應該包含不必要的單詞,一個段落不應該包含不必要的句子,這與一幅畫不應該包含不必要的線條,一台機器不應該包含不必要的部件是一樣的。這並不要求作者把所有句子都寫得簡短,或避免所有細節,隻在大綱中處理主題,而是要求每個單詞都能說明問題。

簡而言之,這意味著你寫的每一個字都應該有一個目的。想想哪些詞是必要的,哪些不是。

2.使用適當的語氣

商務信函或正式信函的語調應該比你的日常語言稍微正式一點。避免以下行為:俚語或行話;宮縮,如我是,不能,是的; 還有模糊的詞語,比如好的美好的.即使你在抱怨,也要保持禮貌和尊重。看看我們的正式信函示例看看什麼語氣合適。

3.校對

校對這很重要。寫完正式信函後,仔細檢查語法和拚寫。使用電腦上的拚寫檢查器,然後自己重讀這封信,因為拚寫檢查器不會捕捉到每一個錯誤.使用如果需要的話,給我一本字典。檢查語法和標點符號的正確性,確保句子完整。

讓別人校對你的正式信件是個好主意,即使是在之後我已經這樣做了,因為你很容易忽略你讀過很多次的東西中的錯誤。如果這封正式的信足夠重要,你需要花時間去寫,不要匆忙完成。錯誤會削弱你試圖做出的陳述或印象的影響。

4.使用適當的格式和表達方式

記住,第一印象是永恒的。在正式信函中使用優質紙張和配套信封。確保收件人的地址正確,姓名拚寫正確。同樣重要的是別忘了在信上簽名!看看我們的寫信電子書,其中有幾個正式信件的例子。你也可以在線搜索免費模板。

如何設置正式信函的格式

遵守良好正式信函寫作的標準慣例,漂亮地展示你的信函,將有助於確保收件人認真考慮你的想法,並給予他們應有的關注和考慮。以下是一些格式化技巧:

標題

標題包括你的地址(但不是你的名字)和日期。這裏通常不包括電話號碼和電子郵件地址,但可以接受。使用塊格式,標題位於頁麵的左上角。

埃爾姆大道123號。
特雷斯維爾,在M1N 2P3上
2008年11月23日

內部地址

內部地址包括你要寫信給的人的姓名和地址。你應該試著在正式信函中寫給一個特定的人,但如果你不知道他或她的名字,至少要寫上他的頭銜。如果使用文字處理器,這個地址通常放在標題下四行,如果是手寫的,則放在標題下一行。

M.Leaf先生(姓名)
糖漿生產主管(職務)
老粘性煎餅公司
楓樹巷456號
森林,在7W8 9Y0

打招呼

在內部地址後跳過一行,然後鍵入問候語。信中的正式稱呼取決於你是否選擇了收件人。最常見的問候語是

親愛的

後麵跟著人的名字,並用冒號標點。如果你不知道對方是男是女,你可以從

親愛的先生或女士:

然後是冒號。

太太

如果你不知道女性的婚姻狀況,可以使用。此外,如果此人有特定的頭銜,例如

博士

一定要使用它。下麵是每種稱呼的一些例子:

    • 親愛的特朗克先生:
    • 親愛的羅特女士:
    • 親愛的布蘭奇夫人:
    • 親愛的Acorn博士:

身體

在敬禮後跳過一行,開始正式信函的正文。這是這封信的主要部分。請記住上述關於簡潔性和連貫性的規則。最好用簡短、清晰、合乎邏輯的段落來陳述你的業務。

結案及簽署

這是這封信的結尾。在正文最後一段後跳過一行,並鍵入結尾。隻有結尾的第一個單詞應該大寫。它用逗號加以標點。在結束語後留下幾行,然後鍵入(或打印)你的名字。你的實際手寫簽名將被插入這兩行印刷品之間,用墨水書寫。

謹上,

以斯拉枝

你打印的簽名標誌著你的信的結尾,雖然你可以寫一個包含額外信息的附言(P.S.),但最好在信的正文中包含所有相關細節,這樣就不會意外地忽略任何內容。

結論

既然你的正式信函已經寫好了,請通讀一遍,以確保你已經徹底準確地表達了你的觀點。然後,它就可以發送給收件人了!


圖片來源:中點/恩瓦托。元素。通用域名格式


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